3. Upravljanje in obdelava naročil v zavihku Prodaja

Zavihek Prodaja (Sales) je osrednje mesto za pregled in upravljanje celotnega prodajnega procesa. V tem razdelku so zbrane vse ključne informacije o novih naročilih, računih, pošiljkah, dobropisih in ostalih prodajnih dokumentih.

Pregled in filtriranje naročil

V navigacijski vrstici izberite Prodaja (Sales) > Naročila (Orders). V tem pogledu je na voljo pregled vseh prispelih naročil, ki jih lahko filtrirate, urejate ali im spreminjate status.

Možnosti v pogledu naročil obsegajo:

1. Filtri za iskanje po naročilih: Iskanje in filtriranje po parametrih, kot so številka naročila, pogled trgovine (Store View), datumsko obdobje, ime in priimek za dostavo ali plačilo, znesek ter status naročila.

2. Ustvari novo naročilo (Create New Order): Ročni vnos novega naročila za kupca neposredno prek nadzorne plošče z možnostjo samodejnega pošiljanja e-poštne potrditve.

3. Izvoz naročil (Export): Izvoz izbranih ali vseh naročil v datoteko CSV za nadaljnjo obdelavo.

4. Masovno spreminjanje izbranih naročil: V prvem stolpcu s potrditvenimi polji označite eno ali več naročil, v padajočem meniju Akcije (Actions) izberite želeni ukrep (npr. sprememba statusa) ter kliknite gumb Pošlji (Submit).

Ostali meniji v zavihku Prodaja

Ostali menijski razdelki v zavihku Prodaja (Sales) – kot so Računi (Invoices), Pošiljke (Shipments) in Dobropisi (Credit Memos) – delujejo po enakem načelu kot meni Naročila (Orders). Dokumenti v teh razdelkih nastajajo na podlagi administrativne obdelave posameznega naročila ter omogočajo nadaljnje ukrepe, skladne s trenutnim statusom (npr. generiranje dobropisa iz izdanega računa).

Obdelava in zaključek naročila

Ko kupec v spletni trgovini odda novo naročilo, se to zabeleži v razdelku Prodaja (Sales) > Naročila (Orders) in prejme ustrezni privzeti status glede na izbrani način plačila.

Za popolno obdelavo in zaključek naročila je v sistemu potrebno zabeležiti dve ključni dejanji:

1. Izdaja pošiljke (Shipment)

2. Izdaja računa (Invoice)

Opozorilo:

Status naročila ter interno generirani dokumenti v e-trgovini služijo predvsem skrbniku in kupcem za pregled nad stanjem naročila. Računi in dobropisi, ki jih generira spletna platforma, morda ne izpolnjujejo vseh lokalnih računovodskih in zakonodajnih standardov. Priporočljivo je, da uradne račune vodite in izdajate prek namensko prilagojenega računovodskega ali ERP-programa, v nadzorni plošči spletne trgovine pa izdajo računa in pošiljke zabeležite zgolj administrativno.

Na strani posameznega naročila so prikazani vsi podatki, potrebni za obdelavo: podatki o kupcu, naslov za dostavo, način plačila in dostave ter povzetek naročenih izdelkov (količine, cene, obdavčitev in poštnina). V zgornjem desnem kotu se nahaja orodna vrstica z gumbi za upravljanje naročila:

• Uredi (Edit): Omogoča spreminjanje izdelkov ali količin v naročilu. Ob izvedbi urejanja se prvotno naročilo samodejno prekliče, ustvari pa se novo naročilo s posodobljenimi podatki.

• Prekliči (Cancel): Uporabi se ob preklicu naročila na zahtevo kupca. Naročilo prejme status preklicano, rezervirani izdelki pa se samodejno vrnejo na zalogo.

• Pošlji e-pošto (Send Email): Ponovno pošlje e-poštno sporočilo s potrditvijo naročila in podatki za plačilo na kupčev e-poštni naslov.

• Zadrži (Hold): Začasno zamrzne obdelavo naročila (npr. ob zamudi dobave pri dobavitelju), pri čemer naročilo ni niti preklicano niti zaključeno.

• Račun (Invoice): Zabeleži, da je bil za naročilo izstavljen račun. Po potrditvi naročilo prejme status V obdelavi (Processing).

• Pošiljka (Ship): Zabeleži, da so bili izdelki odpremljeni. Po potrditvi odpreme naročilo prejme status Uspešno zaključeno (Complete).

   

Pošiljanje obvestil in komentarjev kupcu

Ob potrjevanju pošiljke ali računa lahko kupcu na njegov e-poštni naslov pošljete obvestilo s komentarjem:

1. V polje za vnos opomb vnesite poljubni komentar o pošiljki ali dostavi.

2. Nad gumbom za potrditev akcije označite potrditveni polji Pripni komentar (Append Comments) in Pošlji kopijo po e-pošti (Email Copy of Invoice/Shipment).

3. Kliknite gumb za potrditev izdaje na dnu strani. Kupec bo na svoj e-poštni naslov prejel obvestilo skupaj z vnesenim komentarjem.